Mesmo quando o servidor de e-mail está corretamente configurado com autenticação (SPF, DKIM e DMARC), boa reputação de IP e todos os requisitos técnicos atendidos, a forma como a mensagem é escrita também influencia na decisão dos provedores (Gmail, Outlook, Yahoo, Hotmail, entre outros).

Os sistemas antispam analisam diversos fatores antes de entregar um e-mail na caixa de entrada. Por isso, seguir algumas boas práticas pode aumentar significativamente a taxa de entrega.

1. Escreva um assunto claro e objetivo

O assunto deve resumir o conteúdo da mensagem de forma natural.

Exemplos recomendados:

• Orçamento solicitado
• Atualização do seu cadastro
• Nota fiscal referente ao pedido 1234
• Reunião de terça-feira

Evite:

• PROMOÇÃO IMPERDÍVEL!!!
• LEIA AGORA!!!
• URGENTE!!!!!!!!
• GANHE DINHEIRO
• 100% GRÁTIS

O uso excessivo de letras maiúsculas, pontos de exclamação e palavras sensacionalistas aumenta o risco de classificação como spam.

2. Evite escrever todo o assunto ou corpo em LETRAS MAIÚSCULAS

Mensagens totalmente em caixa alta costumam ser interpretadas como agressivas ou típicas de campanhas de spam.

Prefira:

"Segue o orçamento solicitado."

Em vez de:

"SEGUE O ORÇAMENTO SOLICITADO."

3. Escreva um texto no corpo do e-mail

Evite enviar mensagens vazias contendo apenas um anexo.

Os filtros de spam consideram suspeitas mensagens que possuem apenas anexos ou apenas links.

O ideal é incluir uma breve descrição, por exemplo:

Olá, João.

Conforme solicitado, segue em anexo o orçamento atualizado.

Caso tenha dúvidas, estou à disposição.

4. Utilize uma saudação e uma assinatura

Mensagens muito curtas, sem identificação do remetente, costumam parecer automáticas.

Uma assinatura profissional transmite maior credibilidade.

Exemplo:

Atenciosamente,

João Silva
Empresa XYZ
Telefone: (00) 0000-0000

5. Evite excesso de pontuação e símbolos

Exemplos que aumentam a pontuação dos filtros:

• !!!!!!!
• $$$$$$$

•  

  ---

•  

   

Prefira uma escrita simples e natural.

6. Cuidado com anexos

Alguns tipos de arquivo possuem maior probabilidade de serem bloqueados.

Evite sempre que possível:

• .zip
• .rar
• .7z
• .exe
• .bat
• .cmd
• .js
• .scr

Se precisar enviar documentos, prefira formatos amplamente aceitos como:

• PDF
• DOCX
• XLSX
• PPTX
• JPG
• PNG

Caso seja realmente necessário enviar um arquivo compactado (.zip), informe isso no corpo do e-mail e utilize esse recurso apenas quando indispensável.

7. Não envie apenas um link

Mensagens contendo somente um endereço de site possuem maior chance de serem classificadas como spam.

Prefira escrever um contexto:

"Olá!

Disponibilizamos o relatório solicitado. Você pode acessá-lo através do link abaixo:

https://www.seusite.com.br

Qualquer dúvida, estamos à disposição."

8. Evite palavras frequentemente utilizadas por spammers

Alguns exemplos:

• Ganhe dinheiro
• Clique aqui agora
• Oferta imperdível
• Milionário
• Lucro garantido
• Sem riscos
• Crédito imediato
• Emagreça rápido
• Você foi escolhido

Isso não significa que essas palavras sejam proibidas, mas o uso exagerado pode aumentar a pontuação de spam.

9. Não utilize imagens como único conteúdo

Uma mensagem composta apenas por uma imagem é mais difícil de ser analisada pelos filtros.

Sempre inclua texto explicando o conteúdo.

10. Envie apenas para pessoas que esperam receber sua mensagem

Quanto maior o número de destinatários marcando um e-mail como Spam, pior será a reputação do domínio e do remetente.

Evite enviar mensagens para listas compradas ou destinatários que nunca solicitaram contato.

11. Revise antes de enviar

Antes de clicar em "Enviar", verifique:

• O assunto descreve corretamente o conteúdo?
• O corpo possui texto explicando a mensagem?
• Há saudação e assinatura?
• O anexo é realmente necessário?
• O texto está sem excesso de letras maiúsculas e exclamações?
• O e-mail possui um tom profissional e natural?

Importante

Nenhum provedor de e-mail pode garantir que uma mensagem será entregue sempre na Caixa de Entrada.

Serviços como Gmail, Outlook, Yahoo e outros utilizam algoritmos próprios que analisam centenas de fatores, incluindo o conteúdo da mensagem, o histórico do remetente, a interação dos destinatários e a reputação construída ao longo do tempo.

A ApogeuHost mantém seus servidores configurados conforme as boas práticas recomendadas para envio de e-mails (autenticação, segurança e reputação). Entretanto, a forma como cada mensagem é escrita também exerce grande influência na classificação realizada pelos provedores.

Seguindo as recomendações acima, você aumenta significativamente as chances de que seus e-mails sejam entregues corretamente na Caixa de Entrada dos destinatários.